随着我国对外交流变得日益广泛，工程领域的交流与合作在我国的对外合作中占有越来越大的比重，对外承包工程和劳务合作与日俱增，已成为我国对外经贸事业的重要组成。“在国际工程承包过程中，合同管理是工程管理的核心，英文信函写作是合同管理工作的一个重要组成部分。”天津大学国际工程管理学院院长张水波表示，起草信函文件的人员具备以下条件：精通英文，尤其是具有英文写作能力；熟悉合同文件，具有合同管理的能力，了解国际工程合同的组成文件；有一定的项目管理和技术知识。
在国际工程的各个阶段，信函和各类文件的往来是各方沟通的主要方式，也是合同管理工作的主要内容。国际工程合同通常规定，合同双方发出的任何通知、同意、批准、证明或决定等均应是书面的，这项规定表明书面的信函或文件往来是国际工程管理中的一项重要工作，是合同管理工作的一个重要组成都分，也是业主和承包商的管理人员应具备的一项基本技能。由于有沟通对涉外工程项目合作成功的重要性，所以信函写作在国际工程承包和管理中
发挥着越来越重要的作用，也越来越受到工程单位的重视。
张水波强调，行文简洁，意思明了是工程信函写作最重要的原则。简洁的表述往往是意思明了的重要手段。在工程英文信函写作中，除了使用简炼有力的措词外，句子结构也应简洁，在保证意思完整的情况下，可以用单词代替短语和从句，可以省去那些只起填充作用、可有可无的表达，以保证信函简洁。意思明了应注意选词准确和句子结构正确，选择那些合乎常规并为人熟悉的词汇，起修饰限定作用的词应紧跟所修饰的词，以免产生歧义和误解。做到了结构简洁，意思明了，一定程度上就实现了语言的严谨。
会上，张水波还介绍了工期管理、质量管理、物资采购、支付管理等实际案例。国际工程管理英文信函写作虽属于信函写作范，但其内容更多与工程或合同有关，所以信函中尤其与工程或合同相关的内容逻辑性强，结构严密，这些特点注定此类信函写作中定会出现一些带有修饰、限定、补充、说明和附加成分的长难句。为了合理安排长难句的层次，必须选择恰当的句法结构。长难句的句法结构主要有两种：一是含有较多的修饰限定成分；二是语法结构复杂，内容层次为两个或两个以上的复合句。
在国际工程管理中既需合同双方及时沟通，互信互助保持友谊，也难免产生分歧、摩擦、争端等，需业主方和承包商之间进行协商处理，有时会因协商结果未满足某方的利益要求而使双方陷入对峙的僵局，甚至需要诉诸于仲裁、诉讼等法律手段来解决争端。这时就需要礼貌体谅作为润滑剂，既有利于化解纠纷，推动工程的顺利进行，也有利于工程双方保持良好的合作关系，保证工程的质量。在信函写作中，礼貌和体贴是针对态度和角度方面的要求。礼貌原则就是在坚持自己立场的情况下，语气平和委婉，措辞严谨客气。
